Tại sao phải sau lưu dữ liệu cho OneDrive for Business?
Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu tuy không phải là yếu tố duy nhất trong thời đại kỹ thuật số nhưng lại luôn là một phần thiết yếu của doanh nghiệp. Trong sự phát triển của công nghệ, sự phát triển của trao đổi thông tin. Để trao đổi các tập dữ liệu lớn, chúng ta không còn cần phải sao chép thông tin một cách vật lý để gửi cho một bên liên quan khác. Điều này có thể đạt được bằng cách lưu trữ dữ liệu vào một nhà cung cấp đám mây công cộng mà cả hai bên đều tin tưởng. Loại giao dịch đáng tin cậy này có thể giúp chia sẻ dữ liệu cả bên ngoài và bên trong. Một trong những nhà cung cấp đám mây công cộng đáng chú ý nhất tạo điều kiện cho hình thức trao đổi này là Microsoft, với OneDrive và OneDrive for Business.
OneDrive for Business là gì?
Khi nói đến lưu trữ đám mây của Microsoft, có rất nhiều loại dịch vụ có sẵn; bài viết này sẽ đề cập đến OneDrive for Business. Cần lưu ý rằng có sự khác biệt giữa OneDrive và OneDrive for Business. OneDrive là một kho lưu trữ đám mây do Microsoft cung cấp cho mục đích sử dụng cá nhân và cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí. OneDrive for Business là một phần của bộ ứng dụng Microsoft 365 và cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ. Có thể mua OneDrive for Business dưới dạng một sản phẩm riêng biệt, nhưng chi phí tương đương như mua kèm theo bộ và đi kèm với ít bảo vệ hơn. Cùng với không gian mở rộng, OneDrive for Business trong bộ Microsoft 365 đi kèm với tính năng lưu giữ dữ liệu gốc, eDiscovery và kiểm tra / báo cáo tệp. OneDrive for Business cũng đi kèm với tùy chọn đồng bộ hóa các tệp của bạn cục bộ ngay thông qua Windows File Explorer.
Bảo vệ dữ liệu gốc OneDrive for Business
OneDrive for Business trong bộ Microsoft 365 đi kèm với nhiều tính năng cung cấp cả sự bảo vệ và sự an tâm về dữ liệu kinh doanh. q. Phần này sẽ khám phá một số đặc điểm và lưu ý cần biết khi nói đến bảo vệ bản địa.
Khi xóa dữ liệu, có một khái niệm về chu kỳ xóa cứng và xóa mềm. Khi một tệp bị xóa, nó sẽ đi vào chu trình xóa mềm nơi người dùng cuối và quản trị viên vẫn có thể truy cập tệp đó để khôi phục trở lại vị trí ban đầu. Tệp vẫn ở trong Thùng rác tối đa 93 ngày trước khi tự động bị xóa. Nếu Thùng rác đầy, nó sẽ tự động bắt đầu xóa các tệp cũ nhất trước cửa sổ 93 ngày. Khi tệp bị xóa, nó sẽ đi vào chu kỳ xóa cứng, nghĩa là không thể truy cập được nữa. Một điều khác cần lưu ý là Thùng rác không được lập chỉ mục, vì vậy các tìm kiếm, chẳng hạn như eDiscovery, không thể được thực hiện trên nội dung trong thư mục này.
Câu hỏi thường đặt ra sau đây là “Điều gì sẽ xảy ra nếu tài khoản OneDrive for Business của người dùng bị xóa hoàn toàn?” Nếu tài khoản bị xóa, tài khoản đó sẽ bị gắn cờ để xóa dựa trên khoảng thời gian lưu giữ được chỉ định từ phía quản trị viên OneDrive, mặc định là 30 ngày. Trong khoảng thời gian lưu giữ này, người dùng có thể ủy quyền cho người dùng khác để có thể sao chép tệp từ vị trí này nếu cần. Sau khi hết thời gian lưu giữ, thông báo sẽ được gửi với cảnh báo rằng tài khoản này sẽ bị xóa sau bảy ngày. Nếu không có hành động nào được thực hiện, tài khoản OneDrive for Business sẽ được gửi đến thùng rác. Ở đây, việc khôi phục trở nên khó khăn hơn nhiều và sẽ không ai có quyền truy cập vào nội dung, kể cả bất kỳ tài liệu được chia sẻ nào.
eDiscovery là một chiến lược tuyệt vời, nhưng nó cũng khó sử dụng và không phải lúc nào cũng có kết quả như mong đợi. Điểm quan trọng đầu tiên cần lưu ý là thiết lập lưu giữ bảo quản và lưu giữ eDiscovery không phải là một bản sao lưu. Microsoft định nghĩa eDiscovery là một công cụ cung cấp thông tin điện tử làm bằng chứng trong các trường hợp pháp lý. Trên thực tế, bạn sẽ khó tìm thấy bất kỳ tài liệu Microsoft hoặc cơ quan hợp pháp nào mâu thuẫn với điểm này. Lưu ý quan trọng tiếp theo là khi lưu giữ bảo quản được sử dụng với OneDrive for Business, các tệp trong lưu giữ này được tính vào tổng hạn ngạch lưu trữ. Các ngăn bảo quản cũng có thể được sửa đổi bất kỳ lúc nào trừ khi sử dụng khóa bảo quản. Khi sử dụng lưu trữ, hãy đảm bảo sử dụng thận trọng vì khi đã có lưu giữ, không quản trị viên nào có thể giảm lưu giữ này hoặc xóa tệp trước khi lưu giữ được chỉ định. Lưu ý quan trọng cuối cùng là eDiscovery sẽ không khôi phục các tệp về vị trí ban đầu. Vì đây là công cụ cung cấp chứng cứ trong các trường hợp pháp lý nên chỉ có thể xuất dữ liệu để bàn giao. Dữ liệu có thể được tải lên thủ công trở lại nguồn dữ liệu ban đầu, nhưng trong nhiều trường hợp, đây là một quá trình dài và không xảy ra như mong đợi.
Bảo vệ dữ liệu gốc OneDrive với phần mềm thứ 3 của Microsoft 365
Khi đăng ký OneDrive for Business, một mối quan hệ tin cậy được hình thành. Mối quan hệ này xác định ai chịu trách nhiệm cho những thành phần nào trong cấu trúc. Microsoft mô tả thỏa thuận này trong Mô hình Trách nhiệm Chung của Microsoft. Mỗi mối quan hệ dịch vụ được xác định bởi loại dịch vụ được cung cấp, Phần mềm như một dịch vụ, Nền tảng như một dịch vụ và Cơ sở hạ tầng như một dịch vụ. One Drive for Business thuộc danh mục Phần mềm dưới dạng Dịch vụ, còn được gọi là SaaS. Trong thỏa thuận này, Microsoft đồng ý bảo vệ phần phụ trợ vật lý, các ứng dụng chứa dữ liệu và tính khả dụng của máy chủ xác thực. Khách hàng chịu trách nhiệm về thông tin xác thực được sử dụng để truy cập dịch vụ, thiết bị nào được kết nối và dữ liệu của chính nó. Điều này có nghĩa là nếu một tập hợp thông tin đăng nhập bị xâm phạm, bao gồm thông tin đăng nhập quản trị viên hoặc thiết bị rouge thay đổi dữ liệu theo bất kỳ cách nào, Microsoft không chịu trách nhiệm khôi phục dữ liệu đó.
Với một tập hợp thông tin đăng nhập bị xâm phạm, có thể dễ dàng xóa vĩnh viễn dữ liệu khỏi OneDrive for Business, Thùng rác gốc và Thùng rác mềm. Quá trình này thậm chí có thể được tự động hóa với PowerShell! Với cấu hình lưu giữ bảo quản và lưu giữ eDiscovery, trong một số trường hợp, thiệt hại trên phụ trợ có thể được giảm thiểu, nhưng người dùng giao diện người dùng và chế độ xem doanh nghiệp sẽ không thể truy cập được. Ngay cả khi chương trình phụ trợ có thể truy cập vào một dạng dữ liệu, trong hầu hết các trường hợp, dữ liệu này không thể được khôi phục trực tiếp về vị trí ban đầu hoặc với các quyền ban đầu. Điều này có thể có nghĩa là hàng giờ, hàng ngày hoặc có thể lâu hơn khi bộ phận kinh doanh không thể truy cập dữ liệu của họ, tạo ra sự mất mát về năng suất. Các giải pháp sao lưu của bên thứ ba giúp khắc phục thiệt hại của các cuộc tấn công đối gây ra với dữ liệu kinh doanh chỉ sau một ngày.
Tại sao dùng Veeam để sao lưu dữ liệu cho Microsoft Office 365?
Veeam Backup cho Microsoft Office 365 là giải pháp sao lưu của Veeam cho các ứng dụng Microsoft SaaS, bao gồm SharePoint Online, Exchange Online, Microsoft Teams và OneDrive for Business. Trong phần mềm này, Veeam có thể sao lưu dữ liệu Microsoft 365 vào các vị trí bảo mật cả tại chỗ và các kho lưu trữ khác nhau. Bản sao lưu này cho phép cấp bảo vệ thứ cấp với sự tách biệt các đặc quyền để một tập hợp thông tin xác thực bị xâm phạm không phá vỡ khả năng phòng vệ. Veeam cũng sao lưu tất cả các quyền và cài đặt từ dữ liệu thu thập được, cho phép khôi phục trơn tru về vị trí ban đầu. Khôi phục linh hoạt một hoặc nhiều dữ liệu của người dùng cùng một lúc về vị trí ban đầu, giúp bạn dễ dàng khôi phục toàn bộ tổ chức chỉ trong một vài cú nhấp chuột, nếu cần. Các loại khôi phục cũng mở rộng để khôi phục đến các vị trí mới, xuất dữ liệu và gửi dữ liệu trực tiếp đến người dùng cuối qua email. Mỗi ứng dụng được điều chỉnh sao lưu và khôi phục sao cho phù hợp với dữ liệu ứng dụng. Được tích hợp vào mỗi explorer là một tìm kiếm nâng cao có thể tìm kiếm trên toàn bộ bản sao lưu của tổ chức để trả về kết quả chi tiết. Tìm kiếm này có thể giúp bạn dễ dàng tìm thấy tệp và thực hiện thao tác giống như eDiscovery. Veeam Backup cho Microsoft Office 365 giúp việc khôi phục dữ liệu Microsoft 365 trở nên đơn giản trong mọi tình huống.
Kết luận
Microsoft OneDrive for Business là một giải pháp tuyệt vời để chia sẻ nhanh dữ liệu mà doanh nghiệp yêu cầu. Dịch vụ này trong bộ Microsoft 365 cung cấp nhiều biện pháp bảo vệ gốc nhưng đi kèm với các điều kiện mà mọi quản trị viên nên quen thuộc. Mô hình Trách nhiệm Chung của Microsoft xác định rõ rằng khách hàng chịu trách nhiệm về việc người dùng truy cập dịch vụ và việc bảo vệ dữ liệu trong SaaS. Veeam Backup cho Microsoft Office 365 cung cấp giải pháp sao lưu hoàn chỉnh cho OneDrive for Business và nhiều dịch vụ Microsoft 365 khác.
Download the 30-day FREE trial of Veeam Backup for Microsoft Office 365.
Link tiếng Anh: https://www.veeam.com/blog/why-backup-onedrive-for-business.html
Tìm hiểu Veeam!
